4-3- سفارشات و كنترل موجودي 

كنترل موجودي و سفارشات كالا بخش مهمي از چرخه كالاست. تامين و تداركات بموقع  كالا، حفظ و نگهداري در مقادير اقتصادي، هزينه هاي نگهداري، هزينه هاي سفارشاتي و  جنبه هاي اقتصادي خريدهاي عمده، متوسط و جزئي، مقدار سرمايه در جريان كلاً در  برنامه ريزيهاي كنترل موجودي قرار گرفته است. 

تعيين ضوابط و اصول كنترل موجودي/مقدار صحيح موجودي و هزينه هاي مربوطه براي  كنترلهاي مالي از وظايف اصلي اين زير سيستم ميباشد.  در اين زيرسيستم اجناس مازاد، راكد، كم مصرف و فصلي مورد توجه قرار ميگيرند  بگونه اي كه با كنترل دقيق اين اجناس ميتوان آنها را در پروژه هائي كه به آنها  نياز است بكار برد و از ايجاد هزينه هاي جديد جلوگيري نمود. پيش بيني اقلام مورد  نياز واحدها و تامين بموقع و اقتصادي كالا از اهم وظايف بوده بطوري كه ضمن  جلوگيري از نبود كالا در مواقع ضروري از ركود سرمايه و هزينه هاي بي رويه نگهداري  كالا نيز پيشگيري ميكند. 

با توجه به نوع و ماهيت موجودي كالا و ضوابط و مقررات مربوط به هر نوع موجودي  زير سيستمهاي خاصي تعبيه گرديده كه هريك به نوبه خود در چارچوب ضوابط و  فرمولهاي تعيين شده وظايف خود را به انجام ميرسانند. اين زير سيستمها قابليت  پردازش و بروزرساني را دارا بوده و در هر بخش نيز عمليات ايجاد/اصلاح/حذف و  پردازشهاي گوناگون تداركاتي و رويت اطلاعات را انجام ميدهد.  اين زير سيستمها عبارتند از : 

1-4-3-كالاي مستمر انبارهاي اصلي 

2-4-3-كالاي مستمر انبارهاي فرعي 

3-4-3- كالاي پروژه 

4-4-3- كالاي خريد مستقيم 

5-4-3-كالاي مازاد مستمر/پروژه 

6-4-3- كالاي رزرو شده 

7-4-3- نيازهاي برنامه اي و تعميرات اساسي 

5-3- عمليات انبارداري 

اين زيرسيستم كليه عمليات مربوط به انبارداري را تحت پوشش قرار ميدهد.  اهم اين عمليات عبارتند از : 

1-5-3 - انتقالات كالا 

گستردگي صنايع نفت، پالايش و پخش، گاز، پتروشيمي در سرتاسر كشور  پهناور اسلامي باعث ايجاد انبارهائي در كنار تاسيسات و كارخانه ها به منظور تهيه  و تامين و پشتيباني سريع بخشهاي فني، تعميراتي و خدماتي تاسيساتي گرديده است.  از طرفي به علت مسائل اقتصادي/سياسي، مشكلات و فوريتهاي عملياتي ايجاب مينمايد  كه انبارها در سطح وزارت نفت در مواقع ضروري و حياتي كالاهاي مورد نياز يكديگر  را در اسرع وقت تامين نمايند. در اين زير سيستم با توجه به ضوابط، مقررات و  دستورالعملهاي موجود و نوع موجوديها امكان اين انتقالات فراهم گشته و سيستم با  توجه به نوع موجوديها ضوابط و مقررات خاصي را اعمال مينمايد. بطور كلي اين  مراحل شامل درخواست انبار متقاضي از انبار صاحب كالا، بررسي درخواست توسط انبار  صاحب كالا و تعيين مقدار قابل تامين توسط اين انبار و بالاخره دريافت كالا در  انبار متقاضي بهمراه ايجاد كليه اسناد مالي و تراكنشهاي لازم ميباشد.  اين زيرسيستمهايي كه امكان انتقالات را فراهم مي كنند عبارتند از: 

1-1-5-3- انتقال كالا از انباراصلي به يك انبار اصلي ديگر 

2-1-5-3- انتقال كالا از انباراصلي به انبار فرعي مربوطه 

3-1-5-3- انتقال كالا از انبار فرعي به انبار اصلي مربوطه 

4-1-5-3- انتقال كالا از انبار فرعي به انبار فرعي كه هر دو از يك انبار اصلي  باشند 

5-1-5-3- انتقال بين رمزهاي سازماني تحت يك انبار اعم از اصلي يا فرعي 

6-1-5-3- انتقال كالا از انبار اصلي به انبار فرعي از يك انبار اصلي ديگر 

7-1-5-3- انتقال كالا از انبار فرعي به انبار اصلي غيرمرتبط با انبار فرعي 

8-1-5-3- انتقال كالا از انبار فرعي يك انبار اصلي به انبار فرعي يك انبار اصلي  ديگر 

اين سه حالت اخير چه در داخل يك مديريت و چه مديريتهاي متفاوت مصداق دارد. 

9-1-5-3- انتقال كالا در داخل يك رمز سازماني 

چنانچه لازم باشد موجودي كالائي در داخل يك رمز سازماني از يك شماره طبقه بندي كالا  به شماره طبقه بندي ديگر انتقال يابد و يا موجودي كالائي از يك شماره طبقه بندي  كالا به چند شماره طبقه بندي كالا منتقل شده و يا موجودي چندين كالا با چندين  شماره طبقه بندي كالا به يك شماره طبقه بندي كالا انتقال يابد از اين زيرسيستم  استفاده ميگردد.